Sinds mei 2018, is de AVG – de nieuwe privacywet – van kracht. Naar aanleiding hiervan ontvingen we de vraag wat de AVG betekent voor de offertes die je uitbrengt. Goede vraag! Als zelfstandig ondernemer maak je geregeld offertes waarbij je in ieder geval gebruik maakt van contactgegevens. Waarschijnlijk bewaar je je offertes ook enige tijd. Ontdek de impact van de AVG op je offertes en welke stappen je kunt ondernemen om aan de AVG te voldoen.

 

De AVG

Binnen de nieuwe privacywet gaat het vooral om persoonsgegevens en hoe je daarmee omgaat. Ga jezelf maar eens na, je komt er al snel achter dat je meer verzamelt dan je in eerste instantie denkt. Denk aan een CRM-systeem of Excell-lijst klantgegevens, je mailinglijst, facturen en offertes. Wat moet je als ZZP’er in ieder geval hebben geregeld volgens de AVG? Het is best lastig een checklist samen te stellen omdat elk bedrijf in iedere branche weer een anders is. De AVG draait hoofdzakelijk om verantwoording. Je moet kunnen aantonen welke maatregelen je hebt genomen zodat je voldoet aan de nieuwe privacywet. Zo moet je in elk geval verklaringen of overzichten (verwerkingsregisters) hebben waarin je aangeeft welke gegevens je wanneer en op welke manier bewaart. Geef ook aan waarvoor deze worden gebruikt, wie en wanneer er toegang tot deze gegevens hebben en hoe én wanneer personen toestemming hiervoor hebben gegeven. Let op: als je niet voldoet, riskeer je een boete van maximaal € 20 miljoen of 4% van je jaarlijkse (wereldwijde) omzet.

De AVG en offertes

Offertes bevatten persoonsgegevens en dus is de AVG ook op je offertes van toepassing. Buiten dat je op je overzichten aangeeft dat je de reguliere persoonsgegevens gebruikt voor contact met de (potentiële) klant, gaat het vooral om wat er daarna met je offerte gebeurt. De AVG geeft geen verplichtingen wat bewaartermijn betreft, maar zegt dat de je de gegevens niet langer mag bewaren dan voor het verwerkingsdoel nodig is. Stel nu dat een mogelijk nieuwe klant je offerte heeft afgewezen, dan is het voor het doel waarvoor je de persoonsgegevens hebt gebruikt niet langer van kracht. Je zou dan de offerte of moeten vernietigen of anonimiseren. Ja, je leest het goed: ‘zou moeten‘. Dus lees vooral verder!

De AVG en offertes vs de wettelijke bewaarplicht

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Dat betekent eigenlijk alles wat met je bedrijf te maken heeft. Een offerte, of deze nu een opdracht wordt of niet, maakt wezenlijk onderdeel uit van je bedrijfsvoering. Je besteedt behoorlijk wat tijd aan het intakegesprek, zoekt naar de beste oplossingen, maakt berekeningen en vervolgens stel je met zorg een voorstel op dat je eventueel persoonlijk toelicht. Als je alles volgens de AVG richtlijnen zou verwijderen, heb je fiscaal geen poot meer om op te staan. Hoe toon je anders aan dat je hier al die uren aan gewerkt hebt?

De AVG en offertes: de oplossing

Je moet afgewezen offertes dus bewaren. Het meest transparante dat je kunt doen, is potentiële klanten al vanaf het begin laten weten wat je met hun gegevens doet. Zo voldoe je ook weer aan de AVG. Dus:

  1. Neem de wettelijke bewaarplicht op in je privacyverklaring.
  2. Verwijs in je offertes naar je privacyverklaring.
  3. Neem het op in je verwerkingsregister. 

Bronnen: Ministerie van Justitie, ZZP Nederland en met speciale dank aan Juridiqua en Administratiekantoor Muijrers

Maak je offertes onweerstaanbaar goed

Het kunnen maken van overtuigende, onderscheidende en heldere offertes is vandaag de dag pure noodzaak. De offertescan en het handboek/waaier Onweerstaanbaar goede offertes, helpen je daarbij. Dat heeft Ellen, loopbaancoach, ook gedaan (bekijk de video hieronder):

De offertescan is speciaal ontwikkeld voor ondernemers/zzp’ers die regelmatig offertes uitbrengen en het succes/rendement ervan willen verbeteren. Trigger Tekst analyseert een door jou opgestelde offerte op cruciale onderdelen, beoordeelt de teksten en geeft je uitgebreide feedback en tekstsuggesties. Met de offertescan krijg je dus een objectief beeld van de sterke punten en – nog belangrijker – de verbeterpunten van je offerte. Als buitenstaander worden wij niet gehinderd door een gekleurde bedrijfsbril. Wij bestuderen de offerte onbevooroordeeld en met maar één doel: jou helpen bij het optimaliseren van je offerte(s) zodat je meer en betere opdrachten/orders in de wacht sleept. Bovendien ontvang je het handboek Onweerstaanbaar goede offertes. Een handig naslagwerk zodat je offertes altijd goed de deur uit gaan!

 

P.S.

Ontvang de gratis top 10 met offertemissers, dan weet je in elk geval zeker hoe het niet moet!

Stuur mij het overzicht met offertemissers:

5 + 1 =

Geen zorgen, je krijgt geen nieuwsbrieven, we gebruiken de door jouw verstrekte gegevens alleen i.v.m. het overzicht. Meer informatie over het gebruik van gegevens vind je in onze privacyverklaring.