Bij het analyseren van offertes zien we weleens dat ondernemers de neiging hebben het taalgebruik in hun offertes aan te passen. Ineens is het ‘u’ en lees ik lange, formele zinnen. Maar of het de werkelijkheid weerspiegelt? Is het een vertaling van het leuke, enthousiaste gesprek? Daar was toch klik? Sommige ondernemers vinden het moeilijk ‘gewoon’ te schrijven uit angst dat ze anders niet serieus worden genomen of te popiejopie overkomen. In werkelijkheid ervaren klanten dit onverwacht formele taalgebruik als afstandelijk en onvriendelijk. Sommigen zoeken er zelfs iets achter en denken dat ze misleid worden.

 

Taalgebruik offertes: denk terug aan je gesprek

Vertrouwen bepaalt doorgaans 75% van een aankoop- of opdrachtbeslissing, zowel bij nieuwe als bij bestaande klanten. Wees jezelf is dan ook een goed advies. Het maakt je boodschap een stuk krachtiger. Het draait natuurlijk niet alleen om jouw authenticiteit. De klant moet je offerte ook kunnen begrijpen. Vermijd daarom vakjargon dat alleen voor insiders duidelijk is. Ga bij het opstellen van je offerte hoe dan ook in gedachten terug naar het gesprek. Hoe verliep dat, wat kun je zeggen over het taalgebruik, hoe voelde jij je en hoe was de sfeer? Zo vind je als vanzelf een goede mix en de juiste toon. Je bent jezelf en je houdt rekening met de klant.

Lange, passieve zinnen vs kort en actief

Als een zin 3 of meer regels telt, dan is hij echt te lang. Lees zo’n zin maar eens hardop. Merk je dat ‘m niet in één adem kunt lezen? Of dat je begint te hakkelen? Maak de zin dan korter of deel hem in tweeën. Korte zinnen, in tegenstelling tot lange zinnen, lezen gemakkelijk waardoor je de tekst sneller leest én begrijpt.

In passieve zinnen worden (handelende) personen weggelaten. Normaal is het onderwerp het zinsdeel dat de handeling verricht met het lijdend voorwerp. Als je het accent niet op de persoon maar op de handeling legt, verzwak je je verhaal, schep je onnodig afstand of probeer je iets te verhullen. Denk maar eens aan politici, zij blinken uit in het formuleren van lange, passieve zinnen. Het maakt je offerte er in ieder geval niet beter op. Sterker nog, de kans is groot dat de klant aan de betrouwbaarheid van je offerte begint te twijfelen en dat wil je natuurlijk niet.

Probeer passieve, lange zinnen daarom te vermijden en buig ze om naar kortere, actieve en begrijpelijke zinnen. Actief taalgebruik maakt je offertes persoonlijker, levendiger en bovenal overtuigender. Kijk maar:

Passief: Ons inziens lijkt, gezien de aard en achtergrond zoals wij deze onlangs uitvoerig hebben besproken, het herstellen van het aangetaste plafond de beste oplossing voor uw probleem. 

Actief: Al tijdens ons gesprek besloten we samen dat het herstellen van het plafond de beste optie is.

Doorgaans waarderen de meeste mensen dit gewone taalgebruik. Je klanten dus ook.

Taalgebruik offertes: kies één aanspreekvorm

Ga je u of jij zeggen? Hoewel we er tegenwoordig minder over discussiëren, blijft het voor veel ondernemers nog een lastige kwestie. Je wilt niet onbeleefd overkomen, maar ook weer niet te afstandelijk, toch? Wat dat aangaat, zou ik wel in Engeland willen wonen: hun ‘you’ staat voor u, jij en jullie. Daar doe je het dus altijd goed!

Wat gebruik jij? De u- of de jij-vorm? Wat mij betreft maakt het niets uit, mits het maar aansluit bij het gesprek en past bij jouw manier van communiceren. U of jij, met beide vormen spreek je de klant in ieder geval rechtstreeks aan. Trouwens, u of jij zegt niets over respect. Je kunt in de jij-vorm heel beleefd zijn en ook heel onbeleefd zijn terwijl je u gebruikt.

Oh ja, wat je ook kiest, gebruik het consistent. Offertes waarin de klant met zowel u als jij wordt aangesproken, zijn echt een no-go.

 

Zo maak je je offertes onweerstaanbaar goed

Het kunnen maken van overtuigende, onderscheidende en heldere offertes is vandaag de dag pure noodzaak. De offertescan en het handboek/waaier Onweerstaanbaar goede offertes, helpen je daarbij. Dat heeft Ellen, loopbaancoach, ook gedaan (bekijk de video hieronder):

De offertescan is speciaal ontwikkeld voor ondernemers/zzp’ers die regelmatig offertes uitbrengen en het succes/rendement ervan willen verbeteren. Trigger Tekst analyseert een door jou opgestelde offerte op cruciale onderdelen, beoordeelt de teksten en geeft je uitgebreide feedback en tekstsuggesties. Met de offertescan krijg je dus een objectief beeld van de sterke punten en – nog belangrijker – de verbeterpunten van je offerte. Als buitenstaander worden wij niet gehinderd door een gekleurde bedrijfsbril. Wij bestuderen de offerte onbevooroordeeld en met maar één doel: jou helpen bij het optimaliseren van je offerte(s) zodat je meer en betere opdrachten/orders in de wacht sleept. Bovendien ontvang je het handboek Onweerstaanbaar goede offertes. Een handig naslagwerk zodat je offertes altijd goed de deur uit gaan!

P.S.

Ontvang de gratis top 10 met offertemissers, dan weet je in elk geval zeker hoe het niet moet!

 

Stuur mij het overzicht met offertemissers:

7 + 15 =

Geen zorgen, je krijgt geen nieuwsbrieven, we gebruiken de door jouw verstrekte gegevens alleen i.v.m. het overzicht. Meer informatie over het gebruik van gegevens vind je in onze privacyverklaring.