Vakantie? Out of office werkt door … en hoe!

Vakantie? Out of office werkt door, ontdek hoe. Trigger Tekst geeft 7 tips!

Vakantie? Out of office 7 had-ik-dat-maar-geweten tips

Voor veel ondernemers een terugkerend dilemma: wat doe je met je e-mail als je op vakantie bent? Er zijn ondernemers die gewoon altijd bereikbaar zijn. Anderen activeren hun standaard out of office-bericht en zien hun mailbox pas twee weken later weer. Er is echter nog een methode. Een methode waarmee je conversie genereert. Ja, je leest het goed. Conversie met je out of office e-mail. Haal meer uit je out of office e-mail. Deze 7 had-ik-dat-maar-geweten tips helpen je daarbij.

Kies voor een out of office e-mail

Waarom zou je je klanten niet informeren over je vakantie? Gewoon doen, het maakt je mens, ja toch? Ik adviseer je wel om, voordat je je out of office activeert, even goed over je boodschap na te denken. E-mail is een snel en gemakkelijk medium. Hierdoor loop je het risico dat je wat gemakzuchtig wordt. Je vergeet belangrijke details of ziet slordigheden over het hoofd. Met deze 7 tips voorkom je dat (bestaande en nieuwe) klanten een ontevreden gevoel aan je mail overhouden en vergroot je bovendien je kansen op conversie.

Vakantie out of office tip 1: persoonlijk, out of office of nieuwsbrief

Ik benoem toch maar even. Weeg altijd af welk middel je kiest voor welke boodschap. Daar waar nodig (denk aan lopende trajecten/opdrachten) informeer je je klanten telefonisch of persoonlijk. De rest informeer je via je out of office of via een nieuwsbrief.

Vakantie out of office tip 2: onderwerpregel van je out of office e-mail

Gebruik geen standaard onderwerpregel. De ontvanger opent dan je bericht niet en dat terwijl er interessante informatie in staat dat hem (en jou) iets oplevert. Kies liever voor bijvoorbeeld: Ik ben momenteel afwezig, maar lees hoe ik je toch kan helpen.

Vakantie out of office tip 3: aanhef van je out of office e-mail

Sommige e-mailprogramma’s beschikken over de mogelijkheid je boodschap te personaliseren zodat automatisch de naam van de zender in de aanhef verschijnt. Vind je het lastig om een juiste aanhef te kiezen? Begin dan met een eenvoudig en neutraal: Goedendag of hallo.

Vakantie out of office tip 4: servicegerichte boodschap

Vermijd het woordje ‘niet’. Dit woord heeft een negatieve uitwerking die lang blijft hangen. Vermijd dus zinnen als: ik ben momenteel niet aanwezig, ik kan je mail nu niet beantwoorden of (de ergste:) deze mail wordt niet eerder gelezen dan [datum]. Houd het positief, vertel wat mogelijk is in plaats van je klanten en relaties te vertellen wat ze allemaal op hun buik kunnen schrijven. Geef aan hoe je tijdens je vakantie te werk gaat. Je kunt ervoor kiezen om tweemaal per dag je mail te lezen en te beantwoorden. Is dat het geval, vermeld het dan ook. Heb je een collega-ondernemer die je tijdelijk waarneemt? Geef dan de voor- en achternaam, zijn of haar werktijden en natuurlijk de belangrijkste contactinformatie.

Vakantie out of office tip 5: wees helder

In aansluiting op de vorige tip, is het zeker zo belangrijk dat je je vakantieperiode duidelijk vermeldt. Noem geen weeknummers, maar gewoon van [dag, datum] tot en met [dag, datum]. Vergeet niet de dag en datum te noemen waarop je er weer (helemaal) bent, want juist die datum onthouden mensen!

Vakantie out of office tip 6: wees consistent in je aanspreekvorm

Gebruik de aanspreekvorm die je doorgaans hanteert. Is je website, blog en andere social media kanalen in de je-vorm? Voer dit dan ook door in je out of office e-mail. Inconsistentie wekt verwarring, ergernis en wantrouwen. Dat is denk ik wel het laatste dat je met je mail wilt bereiken, toch?

Vakantie out of office tip 7: out of office als marketinginstrument

Met een PS onderaan je e-mail, kun je extra aandacht vragen voor bijvoorbeeld een event dat binnenkort plaatsvindt, je nieuwsbrief, een extra blog of whitepaper met handige tips. Zo gebruik je je out of office optimaal, geef je de zender iets tastbaars en met een beetje mazzel groeit je database of het aantal aanmeldingen voor een event. Laat deze kans dus niet aan je voorbij gaan!

Conclusie

Wie werk maakt van zijn out of office e-mail kan rekenen op heel wat voordelen:

  • een tevreden gevoel bij de klant of relatie;
  • je maakt een persoonlijke en professionele indruk;
  • je heldere boodschap en servicegerichte benadering schept (of versterkt) vertrouwen;
  • kans op meer aanmeldingen voor bijvoorbeeld je nieuwsbrief of event;
  • kans op meer opdrachten of verkopen want je laat zien dat ze hoe dan ook altijd op je kunnen rekenen.

PS

Vergeet je out of office niet uit te schakelen als je weer terug bent. Klinkt misschien overdreven, maar als het goed is, kom je lekker ontspannen terug en is het uitschakelen van je out of office niet het eerste waaraan je denkt.

Oh ja …

Onzeker over je out of office-boodschap? Leg je tekst gerust aan ons voor. Stuur je e-mail naar gdesain@triggertekst.nl en ontvang (gratis) feedback.

Fijne vakantie en kijk later nog eens goed naar deze tips, want veel ervan zijn ook zinvol als je niet op vakantie gaat!

Reageer

Je email zal nergens voor gebruikt worden. Verplichte velden zijn gemarkeerd *