Out of office tips die hun werk doen

Voor veel ondernemers een terugkerend dilemma: wat doe je met je e-mail als je vakantie hebt? Er zijn ondernemers die gewoon altijd bereikbaar zijn omdat ze vrezen voor omzetverlies of de reactie van hun klanten. Anderen activeren hun standaard out of office melding en zien hun mailbox een paar weken later pas weer. Er is echter nog een methode. Een methode waarmee je én van je vakantie geniet én je conversie genereert. Ja, je leest het goed. Conversie met je out of office melding. Wil je ook meer uit je out of office melding halen? Deze 7 had-ik-dat-maar-geweten tips helpen je daarbij.

Out of office melding aan

Waarom zou je je klanten niet informeren over je vakantie? Gewoon doen, het maakt je mens, ja toch? Ik adviseer je wel om, voordat je je out of office activeert, even goed over je boodschap na te denken. E-mail is een snel en gemakkelijk medium. Hierdoor loop je het risico dat je wat gemakzuchtig wordt. Je vergeet belangrijke details of ziet slordigheden over het hoofd. Met deze 7 tips voorkom je dat (bestaande en nieuwe) klanten een ontevreden gevoel aan je mail overhouden en vergroot je bovendien je kansen op conversie.

Out of office tips: #1persoonlijk, out of office of nieuwsbrief

Ik benoem toch maar even. Weeg altijd af welk middel je kiest voor welke boodschap. Daar waar nodig (denk aan lopende trajecten/opdrachten) informeer je je klanten telefonisch of persoonlijk. De rest informeer je via je out of office of via een nieuwsbrief.

Tip #2: onderwerpregel van je out of office e-mail

Gebruik geen standaard onderwerpregel. De ontvanger opent dan je bericht niet en dat terwijl er interessante informatie in staat dat hem (en jou) iets oplevert. Kies liever voor bijvoorbeeld: Ik ben momenteel afwezig, maar lees hoe ik je toch kan helpen.

Tip #3: aanhef van je out of office bericht

Sommige e-mailprogramma’s beschikken over de mogelijkheid je boodschap te personaliseren zodat automatisch de naam van de zender in de aanhef verschijnt. Vind je het lastig om een juiste aanhef te kiezen? Begin dan met een eenvoudig en neutraal: Goedendag of hallo.

Tip #4: servicegerichte boodschap

Vermijd het woordje ‘niet’. Dit woord heeft een negatieve uitwerking die lang blijft hangen. Vermijd dus zinnen als: ik ben momenteel niet aanwezig, ik kan je mail nu niet beantwoorden of (de ergste:) deze mail wordt niet eerder gelezen dan [datum]. Houd het positief, vertel wat mogelijk is in plaats van je klanten en relaties te vertellen wat ze allemaal op hun buik kunnen schrijven. Geef aan hoe je tijdens je vakantie te werk gaat. Je kunt ervoor kiezen om tweemaal per dag je mail te lezen en te beantwoorden. Is dat het geval, vermeld het dan ook. Heb je een collega-ondernemer die je tijdelijk waarneemt? Geef dan de voor- en achternaam, zijn of haar werktijden en natuurlijk de belangrijkste contactinformatie.

Tip #5: wees helder

In aansluiting op de vorige tip, is het zeker zo belangrijk dat je je vakantieperiode duidelijk vermeldt. Noem geen weeknummers, maar gewoon van [dag, datum] tot en met [dag, datum]. Noem vooral de dag en datum waarop je er weer (helemaal) bent, want juist die datum onthouden mensen!

Tip #6: wees consistent in je aanspreekvorm

Gebruik de aanspreekvorm die je doorgaans hanteert. Is je website, blog en andere social media kanalen in de je-vorm? Voer dit dan ook door in je out of office e-mail. Inconsistentie wekt verwarring, ergernis en wantrouwen. Dat is denk ik wel het laatste dat je met je mail wilt bereiken, toch?

Tip #7: out of office als marketinginstrument

Met een PS onderaan je e-mail, kun je extra aandacht vragen voor bijvoorbeeld:

  • een event dat binnenkort plaatsvindt
  • een aanbieding in je webshop
  • een gratis whitepaper wanneer je je aanmeldt voor de nieuwsbrief
  • een blog
  • een podcast

Zo gebruik je je out of office optimaal. Jij geniet van je vakantie terwijl er aanmeldingen, bestellingen of abonnementen binnenkomen. Laat deze kans dus niet aan je voorbij gaan!

Conclusie

Wie werk maakt van zijn out of office melding kan rekenen op heel wat voordelen:

  • een tevreden gevoel bij de klant of relatie
  • je maakt een persoonlijke en professionele indruk
  • je heldere boodschap en servicegerichte benadering schept (of versterkt) vertrouwen
  • meer verkeer naar je website, webshop, blog, podcast enzovoort
  • meer kans op meer opdrachten of verkopen want je laat zien dat ze hoe dan ook altijd op je kunnen rekenen

PS

Vergeet je out of office niet uit te schakelen als je weer terug bent. Klinkt misschien overdreven, maar als het goed is, begin je straks weer lekker enthousiast en is het uitschakelen van je out of office niet het eerste waaraan je denkt. Fijne vakantie en kijk later nog eens goed naar deze tips, want ze zijn ook zinvol als je geen vakantie hebt! 

Heb jij nog andere out office tips? Zet ze dan in een reactie onderaan dit blog!

Ik heb een vraag:

14 + 2 =

Geen zorgen, je krijgt geen nieuwsbrieven, we gebruiken de door jouw verstrekte gegevens alleen i.v.m. het overzicht met blogonderwerpen. Meer informatie over het gebruik van gegevens vind je in onze privacyverklaring.